东莞库存药品销毁处置的研究与实践

一、引言

档案作为组织和机构重要的信息资源，对于记录历史、提供决策依据和维护权益具有的作用。然而，随着时间的推移，部分档案会达到其保管期限，此时就需要进行销毁处置，以优化档案存储空间、降低管理成本，并确保档案管理的科学性和规范性。

二、到期档案销毁处置的重要性

（一）优化存储空间

随着业务的不断发展，档案数量持续增加。及时销毁到期档案可以释放大量的存储空间，为新档案的存放创造条件。

（二）降低管理成本

长期保存大量的档案会增加管理成本，包括库房维护、设备购置、人员投入等。销毁到期档案能够有效减少这些成本。



（三）档案质量

长时间保存的档案可能会因为物理或化学因素而受损，影响其可读性和可用性。销毁到期档案有助于集中精力保护和管理具有重要价值的档案。

三、到期档案销毁处置的原则

（一）合法性原则

销毁工作依据国家法律法规和单位内部的规章制度进行，确保程序合法合规。

（二）审慎性原则

在确定档案是否到期以及是否应销毁时，应进行谨慎的审查和评估，防止误销重要档案。



（三）保密性原则

对于涉及、敏感信息的档案，在销毁过程中要严格遵守保密规定，确保信息不泄露。

（四）环保性原则

选择销毁方式时要考虑环保要求，尽量减少对环境的污染。



四、到期档案销毁处置的流程

（一）鉴定

成立档案鉴定小组，对到期档案进行逐件审查，根据档案的价值、内容和保管期限等因素，确定其是否应销毁。

（二）编制销毁清册

对于确定销毁的档案，详细编制销毁清册，包括档案的编号、名称、形成时间、保管期限等信息。

（三）审批

按照单位内部的审批流程，将销毁清册提交相关或部门进行审批。

（四）销毁实施

选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、化浆等，并在专人监督下进行销毁操作。

（五）监销记录

销毁完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁的时间、地点、方式和结果。

（六）备案

将销毁清册、审批文件和监销记录等相关材料整理归档，作为销毁工作的凭证和备案。



五、东莞库存药品销毁处置的方法

（一）物理销毁

粉碎

使用的粉碎机将档案纸张粉碎成细小碎片，无法恢复。

焚烧

在符合环保要求的场所进行焚烧，使档案化为灰烬。

（二）化学销毁

利用化学药剂对档案进行处理，使其字迹消失或纸张溶解。

（三）电子档案销毁

数据擦除

使用的数据擦除软件，对电子档案存储介质中的数据进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。

物理破坏

对存储电子档案的硬盘、光盘等进行物理破坏，如打孔、碾碎等。

六、到期档案销毁处置中的问题与对策



（一）问题

鉴定标准不明确

部分单位内部的档案鉴定标准不够清晰和具体，导致鉴定工作存在主观性和随意性。

人员素质不足

档案管理人员在鉴定和销毁方面的知识和技能欠缺，影响工作质量。

监督机制不完善

销毁过程中的监督工作存在漏洞，容易出现违规操作。

（二）对策

完善鉴定标准

结合单位实际情况，制定详细、明确、可操作的档案鉴定标准，并定期进行修订和完善。

加强培训

组织档案管理人员参加培训，提高其鉴定和销毁工作的能力和水平。

强化监督

建立健全监督机制，东莞库存药品销毁/焚烧处置单位加强对销毁全过程的监督检查，确保销毁工作合法、规范、有序进行。



七、结论

到期档案的销毁处置是档案管理工作中的重要环节，关系到档案资源的合理利用和有效保护。通过遵循合法、审慎、保密和环保的原则，按照规范的流程和方法进行操作，并不断解决工作中出现的问题，可以实现到期档案销毁处置工作的科学化、规范化和化，为单位的发展提供有力的支持。